De WPM wordt per 1 juli 2024 van toepassing op Nederlandse werkgevers met 100 of meer werknemers. Hierbij wordt uitgegaan van het KvK-nummer van de onderneming. Toch vallen bepaalde mensen buiten de rapportageplicht.
Doelgroep WPM.
Hoeveel mensen u in dienst heeft, bepaalt of u rapportageplichtig bent. De rapportageplicht geldt voor bedrijven met 100 of meer werknemers. Toch zijn er bepaalde constructies waarbij het niet duidelijk is of uw werknemers worden aangemerkt als werknemer. Denk hierbij aan bijvoorbeeld een uitzendbureau. In deze blog duiken wij dieper in de materie, aan de hand van de Handreiking Gegevensverzameling Werkgebonden Personenmobiliteit (versie 2023).
Om het aantal werknemers in uw organisatie te bepalen, telt u de werknemers van alle vestigingen met hetzelfde KvK-nummer bij elkaar op. U rapporteert voor al deze vestigingen gezamenlijk, en niet per adres of regio. U bent niet verplicht om over vestigingen buiten de Nederlandse landsgrenzen te rapporteren.
Definitie werknemer.
Binnen het kader van WPM is het essentieel om duidelijkheid te hebben over wie wordt beschouwd als werknemer. Volgens de criteria van WPM wordt een werknemer gedefinieerd als een persoon waarmee een arbeidscontract is overeengekomen voor minimaal 20 uur per maand.
Hieronder vallen bijvoorbeeld ook:
- Seizoenmedewerkers met een arbeidscontract per peildatum: personen die seizoensgebonden arbeid verrichten en op de peildatum een arbeidscontract (van minimaal 20 uur per maand ) hebben, vallen binnen de definitie van werknemer voor de WPM-rapportage.
- Buitenlandse werknemers in Nederlandse vestigingen: werknemers die niet woonachtig zijn in Nederland, maar wel werkzaamheden verrichten in een Nederlandse vestiging worden eveneens beschouwd als werknemers onder de WPM-criteria.
- Als u een payroll-organisatie bent, en er is sprake van een uitzend-, detacherings- of payroll-constructie met een arbeidsovereenkomst tussen u en uw medewerkers, gelden zij als werknemer voor uw organisatie.
Uitzonderingen op werknemerschap.
Er zijn bepaalde uitzonderingen op wie er als werknemer wordt beschouwd voor de rapportageverplichting. Deze uitzonderingen zijn belangrijk om een goed beeld te vormen van de mobiliteitssituatie van uw onderneming. Over de uitgezonderde werknemers hoeft u namelijk niet te rapporteren, en dus ook geen informatie te verzamelen.
De uitgezonderde categorieën werknemers zijn:
- Medewerkers met minder dan 20 uur per maand: Personen met arbeidscontracten die minder dan 20 uur per maand garanderen, vallen niet onder de rapportageplicht. Dit omvat medewerkers met afroep- en deeltijdcontracten.
- Vrijwilligers en politieke vertegenwoordigers: Personen die op vrijwillige basis werkzaamheden verrichten, zelfs als ze een onkostenvergoeding ontvangen, worden niet beschouwd als werknemers. Ook politieke vertegenwoordigers zoals wethouders of gemeenteraadsleden vallen buiten deze definitie.
- Werknemers via uitzendbureaus: Werknemers die via een uitzendbureau bij uw organisatie werken, waarbij contractueel een uitzendbeding is vastgelegd, worden niet meegenomen in de rapportageverplichting. Het uitzendbureau moet in dit geval voor deze personen zorgdragen voor de juiste rapportage.
- Aandeelhouders of partners zonder loonlijstregistratie: Aandeelhouders of partners worden niet beschouwd als werknemers, tenzij ze op de loonlijst van uw organisatie staan.
Peildatum.
De peildatum voor het aantal werknemers in de organisatie is vastgesteld op 1 januari van elk rapportagejaar. Ongeacht eventuele groei gedurende het jaar, bepaalt het aantal werknemers op deze specifieke datum de rapportageplicht. Ook als uw organisatie later in het jaar de grens van 100 werknemers bereikt of juist onder de rapportagegrens duikt, wordt het aantal werknemers per peildatum gehanteerd. Let op: wanneer u ervoor kiest om per 1 juli 2024 te beginnen met rapporteren, is dit ook de peildatum voor uw aantal werknemers.
In gevallen waarin u aan het begin van de rapportageperiode al verplicht bent om een rapportage op te stellen, dienen werknemers die gedurende deze periode werkzaam worden bij uw onderneming te worden meegenomen in de rapportage. Het is niet nodig om ‘nieuwe’ werknemers als een aparte groep te rapporteren. Deze benadering waarborgt een consistente en effectieve vaststelling van de rapportageplicht, ongeacht het tijdstip van initiële verplichting en veranderingen in het personeelsbestand gedurende het rapportagejaar.
Er zijn nog andere attentiepunten bij het voorbereiden van uw rapportage. Daarover kunt u alles lezen in onze blog Aandachtspunten bij de WPM-rapportage.
Bij Cooperate Green helpen wij u graag om het rapportageproces naadloos aan te sluiten op bestaande administratieve processen. Indien nodig bieden wij praktische tips om de administratie aan te passen of alternatieve methoden voor gegevensverzameling te implementeren.